Электронный документооборот (EDI)

В целях оптимизации документооборота между Сторонами, а также повышения уровня сохранения и защиты передаваемых документов и информации, содержащейся в них, группа компаний ЭССЕН предлагает Вам прийти  к соглашению о внедрении системы электронного документооборота и организации электронного обмена документами, предусмотренными Договором, используемыми в нашей совместной коммерческой деятельности.

Этот шаг сделает наше сотрудничество более эффективным, снизит затраты на обработку и хранение информации, уменьшит количество ошибок, увеличит скорость обработки информации, а также упростит и сделает более быстрым процесс приемки товара на Распределительном центре и торговых точках.

EDI технологии используются всеми крупными ритейлерами России.

Использование EDI является приоритетным способом обмена заказами между группой компаний Эссен и поставщиками. 

Для использования EDI необходим только компьютер и доступ в интернет.

Сервис электронного обмена может обеспечиваться любым Оператором электронного документооборота, при наличии технических возможностей роумингового соединения с операторами электронного документооборота Покупателя.

Cервис Электронного обмена на стороне Покупателя напрямую обеспечивается следующими EDI-провайдерами:

□      ООО «ЭЛЕКТРОННЫЕ КОММУНИКАЦИИ»

Контакты: Телефон: 8 (800) 555–36–69, e-mailessen@edi.su ; ru@edi.su , URL: http://ecom-info.com/

□      ЗАО «ПФ «СКБ КОНТУР»

Контакты: Телефон: 8 800 500 33 51, e-mail: edi@skbkontur.ru , URL: http://www.r-kontur.ru

 

Подключение к работе через электронный документооборот

1.    Заключить Договор на оказание услуг электронного обмена данными с EDI-провайдером, а тем компаниям, которые уже имеют Договор написать письмо своему EDI - провайдеру о необходимости организации электронного обмена с группой компаний ЭССЕН.

2.    Получить от EDI-провайдера параметры доступа на его WEB-EDI-страницу или провести совместную интеграцию своей учетной системы и системы EDI-провайдера.

3.    Проверить через EDI-провайдера наличие GLN-кода – уникального кода по идентификации физических мест нахождения и юридических лиц Поставщика. Если у поставщика GLN-код отсутствует – необходимо обратиться к EDI-провайдеру за информацией – как его получить. Также порядок присвоения номеров GLN можно увидеть на официальном сайте организации GS1 http://www.gs1ru.org/ .

4.    Подписать  с группой компаний Эссен Дополнительное соглашение по EDI к договору поставки.

5.    Необходимо провести сверку товарного ассортимента,  для этого необходимо обратиться к Вашему категорийному менеджеру на стороне группы компаний Эссен. Поставщику рекомендуется загрузить в свою учетную систему код группы компаний Эссен.

6.    Отправить заявку EDI-провайдеру для настройки обмена с группой компаний Эссен всеми типами EDI-документов, указанных на сайте группы компаний Эссен в
Реестр документов EDI-ЭДО Оптовик.
Реестр документов EDI-ЭДО Камилла
Реестр документов EDI-ЭДО ЭССЕН Логистик
Реестр документов EDI-ЭДО Табыш

 

Часто задаваемые вопросы по работе Электронного обмена данными (EDI)

 

1.Что такое EDI, зачем он нужен и в чем его преимущества?

Электронный обмен данными (EDI - Electronic data interchange – обмен коммерческой информацией посредством передачи по электронным каналам связи данных в стандартизированном формате.

Преимущества от использования EDI:

·         исключить необходимость в использовании для передачи документов - e-mail, факс, телефонную связь, бумагу;

·         на 80% сократить время обработки каждого документа на всей цепочке «заказ-поставка»;

·         сократить количество ошибок во всем документообороте вследствие практически полного исключения ручного ввода данных на всей цепочке процесса «заказ- поставка»;

·         контролировать процесс документооборота и статусы документов на каждом этапе цепочки поставок. Фиксировать дату и время получения документов;

·         гарантировать доставку документов контрагенту, исключить потерю документов;

·         снизить затраты, связанные с бумажным документооборотом: чел./часы, расходные материалы, оргтехника и т.д.;

·         повысить эффективность работы всей цепочки поставок, в том числе за счет внедрения стандартов «GS1 International».

·         Внедрение стандартов делает каждый товар исключительным, понятным и однозначно идентифицируемым для всех информационных систем, что позволяет работать с единым каталогом продукции с разными поставщиками.

2. Я хочу начать работать в EDI - куда мне обращаться? 

Необходимо выполнить несколько простых шагов:

1)    Заключить Договор на оказание услуг электронного обмена данными с EDI-провайдером, а тем компаниям, которые уже имеют Договор написать письмо своему EDI - провайдеру о необходимости организации электронного обмена с группой компаний ЭССЕН.

2)    Получить от EDI-провайдера параметры доступа на его WEB-EDI-страницу или провести совместную интеграцию своей учетной системы и системы EDI-провайдера.

3)    Проверить через EDI-провайдера наличие GLN-кода – уникального кода по идентификации физических мест нахождения и юридических лиц Поставщика. Если у поставщика GLN-код отсутствует – необходимо обратиться к EDI-провайдеру за информацией – как его получить. Также порядок присвоения номеров GLN можно увидеть на официальном сайте организации GS1 http://www.gs1ru.org/ .

4)    Подписать  с группой компаний Эссен Дополнительное соглашение по EDI к договору поставки.

5)    Необходимо провести сверку товарного ассортимента,  для этого необходимо обратиться к Вашему категорийному менеджеру на стороне группы компаний Эссен. Поставщику рекомендуется загрузить в свою учетную систему код группы компаний Эссен.

6)    Отправить заявку EDI-провайдеру для настройки обмена с группой компаний Эссен всеми типами EDI-документов, указанных на сайте группы компаний Эссен в Реестр документов EDI-ЭДО:

Реестр документов EDI-ЭДО Оптовик.
Реестр документов EDI-ЭДО Камилла
Реестр документов EDI-ЭДО ЭССЕН Логистик
Реестр документов EDI-ЭДО Табыш

 

3. С какими провайдерами работает группа компаний ЭССЕН? Есть ли приоритетные для работы провайдеры EDI и сколько стоит работа с электронным документооборотом? 

Провайдеры прямого соединения с группой компаний ЭССЕН : 

□      ООО «Э-КОМ РУС»

Контакты: Телефон: 8(495)739-2554, e-mail: essen@edi.su, ru@edi.su , URL: http://ecom-info.com/

□      ЗАО «ПФ «СКБ КОНТУР»

Контакты: Телефон: 8 800 500 33 51, e-mail: edi@skbkontur.ru , URL: http://www.r-kontur.ru

Провайдеры прямого соединения с группа компаний ЭССЕН  не являются приоритетными при заключении договора с группа компаний ЭССЕН . группа компаний ЭССЕН осуществляет взаимодействие со всеми сертифицированными на территории РФ провайдерами. Поставщик самостоятельно выбирает провайдера, стоимость работы необходимо уточнять у провайдеров.

4. Что такое GLN номер и как его получить? 

GLN (Глобальный номер места нахождения) – уникальный номер в системе GS1 для идентификации участников цепи поставки и их материальных, функциональных или юридических объектов (подразделений) (филиалы/офисы/склады/рампы и т.д.). Используется главным образом в EDI для эффективной идентификации всех объектов, касающихся поставок.

Порядок присвоения номеров GLN указан на официальном сайте организации GS1 http://www.gs1ru.org/ .

5. Кто предоставляет информацию по GLN-номерам по всем торговым точкам группы компаний ЭССЕН ? 

Информацию по всем GLN – номерам предоставляет провайдер, с которым Вы сотрудничаете.

6. Какие типы документов сейчас реализованы в группе компаний ЭССЕН? 

Все типы EDI  и ЭДО документов можно просмотреть перейдя по ссылке Реестр документов EDI-ЭДО: 

Реестр документов EDI-ЭДО Оптовик.
Реестр документов EDI-ЭДО Камилла
Реестр документов EDI-ЭДО ЭССЕН Логистик
Реестр документов EDI-ЭДО Табыш

 

7. Я хочу поменять провайдера EDI - как мне действовать? 

В таком случае необходимо обратиться к провайдеру и обозначить желание расторгнуть договор, далее действовать  как указано в п.2 выше, НО в п 4) c группой компаний ЭССЕН  подписать ДС о смене провайдера, запросив его у своего категорийного менеджера.

8. Я выполнил все шаги для работы в EDI, но меня все еще не подключили. К кому мне обращаться? 

В таком случае необходимо обратиться к провайдеру, и параллельно в сеть ЭССЕН по адресу EDI@maheev.org.

9. Как провести сверку товарной номенклатуры? 

После сверки, проведенной EDI – провайдером, поставщик должен предоставить спецификацию Категорийному менеджеру группы компаний ЭССЕН  для того, чтобы были назначены основные ШК или внесены какие-либо другие изменения в мастер-данные.

10. Расхождение в наименованиях(ШК) при получении заказов по EDI 

При расхождении номенклатуры (ШК), нужно предоставить информацию Вашему категорийному менеджеру.

11. Почему не все позиции прогружаются в заказе? 

Если при получении заказа по системе EDI не все позиции были выгружены, обязательно обратитесь к своему EDI- провайдеру для устранения данной проблемы.

12. У нас изменился ассортимент, куда нам обратиться? 

Вам необходимо обратиться к Вашему категорийному менеджеру.

13. Я работаю по EDI, но мне не пришли документы от сети ЭССЕН. К кому я могу обратиться? 

В случае, если Вы не получили заказы, необходимо срочно связаться с специалистом нашей Компании по адресу EDI@maheev.org.

14. Документы по EDI поступают мне с задержками. К кому мне обращаться? 

В таком случае необходимо обратиться к Вашему EDI-провайдеру, затем проинформировать специалиста нашей Компании по адресу EDI@maheev.org.

15. Я работаю по EDI, но мне пришел заказ по почте. Кто мне может помочь? 

Если Вам поступил заказ по почте при условии подключения к EDI, обратитесь, пожалуйста, к специалисту нашей Компании по адресу EDI@maheev.org , с просьбой отключить рассылку заказов по почте.

16. Мне поступил заказ в EDI с неверной ценой. Что делать? 

Если Вам поступил заказ с некорректной ценой, необходимо обратиться к Вашему категорийному менеджеру.

19. Почему система не дает мне отправить ответный документ и сообщает об ошибке? 

Обратитесь, пожалуйста, к Вашему EDI-провайдеру для детального разбора причин ошибки.

20. Обязательно ли мне отправлять ORDERSP, если я отправляю уведомление об отгрузке DESADV? 

Отправлять необходимо и ORDERSP и DESADV. 
ORDERSP и DESADV - разные документы с разным предназначением. 
OPDERSP - это подтверждение заказа, в котором Вы указываете, какое количество продукции, в какую дату планируете привезти нам. 
Высылается в течение 3х часов после получения заказа. 
DESADV - это уведомление об отгрузке (электронный аналог накладной), в котором Вы указываете, какое фактическое кол-во продукции было отгружено со склада. 
Высылается DESADV в момент отгрузки, должно поступить в торговую точку ДО приезда машины на разгрузку.

21. В выходные дни у меня нет возможности отправлять ответные док-ты, т.к. нет ответственных специалистов на рабочем месте, как быть? 

В данном случае есть следующие варианты решения проблемы: 
- автоматическая синхронизация отправки уведомлений по факту отгрузки товара ( для настройки необходимо обратиться к Вашему провайдеру);
- открытие доступа к отправке док-тов сотрудникам, которые находятся на рабочем месте в момент фактической отгрузки товара (сотрудники склада и т.п.).

22. Куда обращаться при возникновении прочих инцидентов и вопросов? 

Вам необходимо обратиться к Вашему EDI-провайдеру или к специалисту нашей Компании по адресу EDI@maheev.org.

23. Когда будет внедрен электронный документ ЭСФ? 

При внедрении данного документа, мы проинформируем всех наших партнеров.